El Colegio se enfrentaba al desafío de manejar grandes volúmenes de documentos físicos relacionados, sobre todo, con el alta y la gestión de colegiados, acumulando más de 400. Además, contaba con un elevado número de facturas, reclamaciones y cursos, entre otros. El papel no solo ocupaba más de dos salas de almacenamiento, sino que también dificultaba la búsqueda y el acceso rápido a la información.
Para solucionar este problema, la organización ha contado con la colaboración de ImagineRight, empresa especializada en gestión documental, para incorporar Docuware adaptado y configurado a la medida de sus necesidades. Esta plataforma ha permitido la digitalización certificada de todos los documentos, liberando espacio físico y reduciendo los costos de almacenamiento asociados.
Gracias a este proyecto, el Colegio ha logrado una organización más eficiente y un acceso mejorado a la información. Durante el proceso, también se han llevado a cabo trabajos de configuración de usuarios: ahora pueden realizar búsquedas y acceder de forma instantánea a los archivos necesarios desde cualquier lugar, utilizando la interfaz web o la aplicación móvil. El proceso de transformación digital del Colegio Oficial de Gestores Administrativos de Sevilla ha tenido como resultado no solo los beneficios anteriores. La eliminación del papel ha permitido una gestión documental más ágil y eficiente, optimizando los procesos internos y mejorando la capacidad de búsqueda de información.
Con esta iniciativa, el Colegio demuestra su compromiso con la adopción de tecnologías avanzadas y su constante búsqueda de mejoras en la calidad del servicio para sus asociados. La implementación de la gestión documental sienta las bases para una gestión documental más efectiva y un futuro digital prometedor.
